Quem nunca foi ao Google sacar um template ou fórmula já feita para escrever um e-mail que atire… não, não atires nada por favor! Estava a brincar!
A grande maioria de nós cresceu a pensar que esta forma de comunicação tinha de ser séria e cheia de regras.
Não é assim?
E se for um e-mail de trabalho ainda pior!
Mas a verdade é que não tem de ser assim e vou mostrar-te porquê.
Aquilo que mais apanho hoje em dia são e-mails demasiado longos, mas que não dizem nada, ou demasiado curtos, mas também vagos.
Os assuntos são ambíguos, a informação não é clara e o e-mail não corresponde ao assunto…
Enfim, o drama!
Por isso, deixo-te 4 conselhos para escreveres um e-mail que as pessoas vão ler.
Acredita que te vai evitar muitas chatices e poupar tempo!
𝟏. 🚨 Urgência 🚨
Um bom assunto deve mostrar caráter de urgência, deve fazer com que eu tenha vontade de abrir o teu e-mail.
Se ganhasse 1 euro por cada e-mail que recebo todos os dias e que vai direitinho para o lixo… tinha um ordenado extra todos os meses.
São vários os e-mails que se acumulam tristes na minha caixa de entrada e que depois acabam por ter o mesmo destino. 🗑️
Ou o assunto não prende a minha atenção, ou é tão grande que fico cansada só de olhar… ou é confuso OU… não há assunto.
Consegues agora perceber a importância de teres um bom título?
É sempre a parte mais lida de qualquer notícia ou anúncio.
E não é diferente com os e-mails.
É a partir dele que as pessoas decidem se vão (ou não) ler o resto do conteúdo.
Tem de ser de tal forma cativante e interessante que a pessoa não resiste a ler o resto do texto.
E por favor, lembra-te que não é por escreveres 🚨 URGENTE 🚨 no subject que as pessoas vão ler o teu e-mail.
Esquece isso!
Até porque, sejamos honestos, em 99,999999% dos casos não é assim tão urgente… certo?
Olho para aquele 🚨 URGENTE 🚨 em maiúsculas e dá-me um arrepio na espinha! 🤣
Olhar para a lógica dos jornais e revistas é uma boa dica para perceberes como funciona isto tudo.
Desafio-te a ires espreitar o NY Times ou o Wall Street Journal e veres como são feitos os títulos que convertem os leitores de títulos em leitores de notícias.
2. Vai direito ao assunto ou “keep it short and sweet”
Já passaste pela experiência penosa de ler um longo e-mail num ecrã de computador ou, pior, num smartphone?
Se sim, então deves perceber que isto é meio caminho andado para que ele vá direitinho para o lixo ou para o spam.
Facilita a vida das pessoas com quem queres falar.
Uma boa forma de o fazeres é apagares 50% do que escreveste.
Acredita que muitos dos parágrafos podem ser reduzidos a uma simples frase. Sei do que falo, porque durante 8 anos a minha função na SIC passava exatamente por isto!
As pessoas querem respostas rápidas a questões simples.
E-mails curtos e breves, SIM, mas também completos, diretos e objetivos.
3. A Importância do Contexto
Não há nada mais frustrante do enviar um email e receber uma resposta a pedirem para sermos mais específicos.
“COMO ASSIM?”
Mas já pensaste que o problema pode não ser da pessoa que te lê?
É fundamental que sejamos claros na mensagem que estamos a tentar passar.
4. Definir um Tom de Voz
Não é uma boa ideia começares um e-mail a tratar a pessoa por tu e terminares com “os melhores cumprimentos”.
É preciso definir um tom de voz e a saudação inicial ajuda-nos a fazer isso.
Como é que vais começar o e-mail?
Para mim, nesta economia digital, é mais adequado um “Olá Ana” do que um “Cara Ana” ou “Estimada Ana”.
Não te esqueças que é possível seres informal, amigável e profissional ao mesmo tempo.
Aconselho-te também a estares atento à assinatura final.
Há muita gente que se esquece disso e é estranho.
É como estares a falar com alguém e essa pessoa virar as costas de repente e ir embora.
Além disso, um e-mail sem despedida diz muito de quem o escreve.
E agora?
Se com estas dicas passarem a abrir e a ler os teus e-mails, então já valeu a pena.
Sabemos que ao nível dos quadros superiores, mais de 30% dos e-mails são apagados sem serem sequer abertos.
Temos, portanto, de dar o nosso melhor para que os nossos conteúdos façam parte dos felizes 70% que não passam despercebidos.
Um subject claro e interessante, que vai direitinho ao assunto, um contexto e um tom de voz adequado e amigável podem fazer muito por nós.
Repara que à medida que os teus e-mails forem sendo abertos e lidos, as pessoas vão ganhando confiança, porque já sabem o que as espera.
Antes de terminar, deixo-te outras dicas importantes:
- Não envies e-mails desnecessários
- Não ponhas muita gente em CC (muito menos a empresa inteira!)
- Assume a responsabilidade por aquilo que envias
- Revê o e-mail pelo menos 3 vezes antes de enviares
- Em caso de dúvida, não cliques no botão ENVIAR — volta a rever!
- Há contas, como o Gmail, em que é possível ativar a função “cancelar” logo após o envio — se achas que fizeste caca, não hesites!
Queres começar a pôr em prática estas dicas?
Envia-me um e-mail > ana@tudobemescrito.pt.
Espero por ti!
Entretanto, e para ficares a saber mais, lê também este texto.
Nota: Este artigo tem como base o livro “Writing That Works“, de Kenneth Roman e Joel Raphaelson.
